El almacenamiento en la nube es mas que un lugar para descargar los data de su empresa . Por supuesto, esta es otra letra de unidad donde los usuarios pueden compartir archivos, pero con un servicio de nube administrado detras de ellos, estas plataformas pueden ofrecer varios otros tipos de capacidad que el almacenamiento local estatico simplemente no puede. Estos incluyen cosas como la capacidad elastica con un solo clic, la edicion en linea con control de versiones para multiples usuarios y una seguridad mas estricta. Tambien pueden integrarse con el resto de su cartera de aplicaciones para proveedores de respaldo empresarial .
Si sus empleados todavia estan trabajando desde casa debido a la pandemia, y especialmente si puede volverse permanente para ellos, un recurso de almacenamiento en el cloud es un componente basico para cualquier tipo de espacio de colaboracion online. Lo necesitara no solo para almacenar y organizar sus data, sino tambien para manejar las necesidades basicas de colaboracion, especialmente la proteccion de data y los permisos granulares. Integracion significa incluso si el trabajo principal se realiza en otra aplicacion, como Salesforce o Slack , todos estos beneficios aun se aplican.
Desafortunadamente, esta misma amplitud de capacidades tambien puede presentar desafios. La gran cantidad de caracteristicas que ofrecen los proveedores para competir y diferenciarse puede dificultar la determinacion de lo que es adecuado para su negocio. Sin embargo, el exHay algunas consideraciones clave que ninguna empresa debe ignorar. Por ejemplo, cualquier solucion de almacenamiento en la nube empresarial debe ser accesible, rastreable y segura. Esto significa acceso desde cualquier lugar a traves de la nube, un registro de quien accedio a que y cuando, y un servicio que protege los data con control de acceso, respaldo y cifrado.
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A nivel de TI, los administradores necesitan saber que hosts en la nube tienen sus data y donde estan ubicados esos centros de data. Esto puede ser desalentador no solo porque algunos proveedores son reacios a compartir esta informacion, sino tambien porque muchas soluciones dependen de revendedores de valor agregado (VAR) para producir sus recursos de almacenamiento en la nube. Esto crea un atolladero de fondo en el que puede ser dificil determinar donde se almacenan realmente los bits. Discutiremos todos estos problemas con mas detalle a continuacion.
Innovando con el almacenamiento en la nube
El lado bueno de todo: la creciente lista de funcionesLa racionalidad es que las organizaciones inteligentes pueden encontrar formas nuevas y creativas de utilizar su infraestructura de almacenamiento. El almacenamiento en la nube significa que puede modificar un servicio para actuar a la ligera sistema de gestion de documentos o incluso un administrador de flujo de trabajo que controla el flujo de data a traves de una cadena de usuarios. O puede centrarse en las funciones de colaboracion y uso compartido de archivos para que los empleados puedan editar los mismos archivos en un espacio de equipo mientras protegen su trabajo con el control de versiones.
Este tipo de personalizacion es mas importante que nunca. Segun una encuesta reciente de GlobalWorkPlaceAnalytics.com , al menos El 50 por ciento de la fuerza laboral de EE. UU. ahora esta configurado para el trabajo remoto. Los empleados que se alejan del patron de trabajo de la oficina central pueden cambiar drasticamente la forma en que se realiza el trabajo. El almacenamiento y la recuperacion de data de su empresa deben escalar, y ningun otro metodo de almacenamiento puede manejar estos cambios tan facilmente como un servicio en la nube.
El problema es que la personalizacion eficaz requiere planificacion, especialmente cuando esa personalizacion implica grandes flujos de trabajo. El hecho de que un proveedor de almacenamiento tenga una larga lista de funciones no significa que las aproveche automaticamente. Saber que funciones funcionaran mejor y en que combinacion es una planificacion que solo usted, su personal, puede hacer.formatic y sus gerentes de ventas de primera linea pueden hacer.
Enfoque sus esfuerzos de planificacion solo en los flujos de trabajo clave al principio y comience de a poco. Preste atencion a las capacidades basicas, especialmente accesibilidad confiable, copias de seguridad eficientes, almacenamiento seguro y administracion de usuarios y grupos. Una vez que sepa como quiere que funcione todo cuando sus empleados estan tan ampliamente distribuidos, puede expandirse a flujos de trabajo automatizados, colaboracion e integraciones de aplicaciones de terceros. A veces, las integraciones de aplicaciones centrales deben considerarse antes, por ejemplo, si su empresa se ha estandarizado en una plataforma de productividad en particular. (es decir, las tiendas de Google elegiran Google Drive, mientras que las empresas de Microsoft 365 probablemente elegiran OneDrive).
La nube facilita la interoperabilidad
Si no tiene un objetivo de integracion obvio como Google Workspace , la buena noticia es que la nube ha permitido que diferentes proveedores se comuniquen entre si mas facilmente gracias a los estandares abiertos. dias, puede combinar soluciones de almacenamiento en la nube con una larga lista de sistemas de gestion de documentos y productividad actuales. Si tiene que ir tan lejos como para hacer una codificacion personalizada, la mayoria de los proveedores ofrecen API REST que sus desarrolladores pueden usar tanto para intercambiar data como para llamar a funciones entre diferentes servicios de aplicaciones. Si todo lo que necesita es una mejor automatizacion, servicios como IFTTT o Zapier puede simplificar la configuracion de un flujo de trabajo automatizado haciendo clic con el mouse.
Las empresas de la nube tambien ven el valor de la interoperabilidad y buscan abordarlo en categorias y verticales de clientes de alto valor. Puede encontrar estas integraciones no solo a traves del proveedor de almacenamiento en la nube, sino tambien a traves del proveedor de la aplicacion. Proveedores como Microsoft y Salesforce, por ejemplo, tienen enormes ecosistemas de socios con catalogos extensos de ofertas de servicios especificas. Estas ofertas las desarrolla el socio utilizando un servicio de aplicacion principal de Microsoft o Salesforce, como Microsoft 365 o Salesforce Sales Cloud. Ellos cLuego, cree una integracion entre ese servicio y uno o mas servicios en la nube de terceros que brinden nuevas funciones o flujos de trabajo personalizados para un tipo especifico de cliente.
Entonces, por ejemplo, el proveedor X puede crear un punto final. Solucion de gestion de arrendamientos de un extremo a otro para empresas de gestion de propiedades en las grandes ciudades. Esta solucion puede usar Salesforce para administrar el mapeo de propiedades a posibles inquilinos y luego emparejar inquilinos con modelos de alquiler. Una vez que se rescinden estos contratos de arrendamiento para un inquilino, podrian transferirse a un servicio que se haya ajustado previamente para la organizacion de alquiler, como Dropbox o Microsoft OneDrive. A veces, necesitara abrir su propia cuenta con el proveedor de almacenamiento para operar el sistema del socio de valor agregado, a veces sera parte del paquete.
Entonces, si esta buscando usarr un servicio de almacenamiento en la nube de una manera muy especial, sin duda, haga la planificacion necesaria para comprender exactamente que tipo de ajustes personalizados y flujos de trabajo necesitara. Pero una vez hecho esto, no asuma que tendra que construir todo esto usted mismo. En su lugar, comience por mirar los mercados de aplicaciones de integracion y valor agregado disponibles de sus principales proveedores de aplicaciones, asi como los que ofrece el servicio de almacenamiento. Es posible que alguien ya haya creado la solucion de extremo a extremo perfecta para usted, y definitivamente es mas barata y facil que desarrollar la suya propia.
Almacenamiento y uso compartido
Una de las razones de la tendencia de nuevas funciones de valor agregado es que la capacidad de almacenamiento es en gran medida un problema nube. Muchos compradores comienzan centrandose principalmente en el limiteacidad de almacenamiento de un proveedor y cuanto obtendran por cuantos dolares. Ciertamente, todavia es algo a considerar, pero el espacio de almacenamiento general es ahora mas asequible que nunca y los precios tienden a bajar lentamente. En terminos de capacidad, la mayoria de los proveedores de almacenamiento en la nube ofrecen una cantidad generosa de almacenamiento y en diferentes niveles. Varios terabytes (TB) son comunes y ya no son un gran diferenciador entre servicios, especialmente ahora que agregar capacidad de almacenamiento es facil y economico.
Si de repente necesita 100 GB de espacio adicional para un proyecto rapido, la mayoria de los proveedores de almacenamiento en la nube facilitan agregar esa capacidad haciendo clic en algunos botones de opcion. Esto no solo le dara el nuevo espacio, sino tambien automaticamente la tarifa de suscripcion correspondiente. Mejor aun,Una vez que el proyecto esta terminado y ya no necesita esos 100 GB, puede reducir tanto la capacidad como el precio con la misma facilidad. Este tipo de capacidad elastica es facil para un proveedor de almacenamiento en la nube y casi imposible para un recurso local.
Por supuesto, toda esta libertad puede volver a complicar las cosas, especialmente en una gran empresa. Si la capacidad de almacenamiento y los precios de las suscripciones aumentan porque las personas cambian constantemente sus necesidades, puede causar estragos en un presupuesto a largo plazo. asegurese de configurar controles sobre quien ajustar la capacidad (su TI debe ser clave aqui), como se debe informar sobre la nueva capacidad, cuales son los requisitos minimos de seguridad y autorizacion, las politicas de respaldo hacen cumplir la frecuencia con la que deben ocurrir. en un periodo de tiempo determinado (trimestral, anual, etc.).
Hazlorecorrido por los detalles
Todo ello da una imagen muy positiva a la hora de disenar tu propio servicio de almacenamiento personalizado y altamente distribuido. Y si bien esto es cierto, todavia hay varios demonios ocultos en los detalles. Lo mas importante es saber exactamente donde residen sus data. Algunos proveedores tienen sus propios centros de data, mientras que otros subcontratan su almacenamiento a otra nube de terceros, a menudo Amazon Web Services (AWS) o similar Reproductor de infraestructura como servicio (IaaS).
Este es un punto importante a tener en cuenta: ¿esta firmando un acuerdo de nivel de servicio (SLA) con un proveedor de nube directamente responsable de la infraestructura?tura o el proveedor esta en deuda con otra parte? Si se trata de un tercero, asegurese de investigar a esa empresa y observar su historial. Luego, observe los niveles de servicio que ofrece. Si bien todos los actores principales tienen cierto nivel de garantia de tiempo de actividad, debe tenerse en cuenta que la ubicacion es un factor importante.
¿Cuantos centros de data tiene el tercero? ¿Cuantos son locales y cuantos estan potencialmente en una ubicacion completamente diferente? Si es una empresa estadounidense, no es aconsejable comprar un recurso de almacenamiento cuyos servidores esten alojados unicamente en Europa. Finalmente, ¿sus data se distribuyen entre ellos para una mayor confiabilidad? No solo debe poder determinar facilmente estas respuestas de un proveedor de destino, sino tambien designar donde desea almacenar sus data para optimizar su almacenamiento para la velocidad de acceso yRedundancia.
La forma en que sus empleados accederan a sus archivos no solo es fundamental, tambien puede variar mucho de un proveedor a otro. La funcionalidad de intercambio de data debe incluir un cliente de sincronizacion u otro tipo de software de escritorio que resida en cada PC o cliente y garantice que los data en la nube esten sincronizados con las replicas locales. Pero algunos proveedores pueden tener otros puntos de acceso. Por ejemplo, todas las empresas de almacenamiento en la nube ofreceran un cliente web, pero algunas tambien pueden convertirlo en el cliente principal. Tal vez funcione para usted y tal vez no, pero definitivamente es algo que debe probar antes de comprometerse.
Los dispositivos moviles son otro problema. Muchos de estos empleados recien enviados estan tratando de usar dispositivos personales para el trabajo y muchas de estas aplicacionesson moviles. ¿Su proveedor de almacenamiento tiene clientes moviles? Si es asi, necesita saber que plataformas son compatibles y luego probar como funcionan esos clientes. La sincronizacion, por ejemplo, debe funcionar de manera diferente para dispositivos moviles y computadoras de escritorio porque los recursos informaticos y de almacenamiento del dispositivo son muy diferentes. La seguridad y el acceso del usuario tambien funcionaran de manera diferente, especialmente si las credenciales de usuario incorporan tipos de dispositivos.
Otra cosa para recordar es que no siempre accedera a sus data directamente a traves del proveedor de almacenamiento. Por ejemplo, Microsoft OneDrive for Business puede sincronizarse con Microsoft Teams , su plataforma de mensajeria para equipos, asi como sus sitios de equipos.ipe que forman parte de su popular Plataforma de colaboracion de SharePoint Online . Para que sus usuarios puedan trabajar con archivos en estas aplicaciones, estos archivos se guardaran automaticamente en el servicio de almacenamiento en la nube, en este caso OneDrive.
En comparacion, Box (para empresas) ofrece un cliente web completamente funcional con soporte para arrastrar y soltar. Los data compartidos se pueden almacenar en carpetas creadas por individuos o en carpetas corporativas. Equipo creado y controlado por lideres de equipo o administradores, pero todo sucede en una ventana del navegador. Para que esto suceda en otra aplicacion, se necesitara mas trabajo a menos que Box preconstruya la integracion para usted.
Para la mayoria de los flujos de trabajo reales, necesitara una versionn carpetas de equipo, por lo que la forma en que funciona no solo en la interfaz del proveedor de almacenamiento, sino tambien en cualquier aplicacion de terceros asociada debe considerarse cuidadosamente antes de la compra. . Trabajar con los usuarios aqui para determinar que es lo que mas les gusta y como funcionan hoy puede ser muy util para ayudarlo en su decision de compra.
Lo que necesitara determinar es como funcionan las carpetas de usuario y grupo, no solo si la solucion admite esta funcionalidad. Que funciones son compatibles, como se controlan y que aplicaciones de terceros pueden afectar son puntos importantes. Varias soluciones van mas alla del llamado del deber e incorporan una estrecha integracion con plataformas de terceros populares, como la mencionada Microsoft 365. Por ejemplo, incluso el rival de Microsoft, Google, ha creado un conector Google Dri.ve Enterprise para integrar la funcionalidad de colaboracion fluida para los usuarios de Microsoft 365.
La seguridad debe tener varias capas de profundidad
Quizas El problema de almacenamiento mas importante con el que tendras que luchar es la seguridad. Garantizar la seguridad de los data es hoy un desafio mayor que nunca. Las caracteristicas que alguna vez se consideraron avanzadas ahora son solo funciones basicas. Calidad corporativa Administracion de identidad , por ejemplo, es algo que todo proveedor de almacenamiento deberia ofrecer. Esto significa que no se trata solo de hacer coincidir la informacion de un usuario individual. '' Identificacion de los archivos y carpetas a los que estan autorizados para acceder, pero tambienagregando autenticacion multifactor y caracteristicas de inicio de sesion unico (SSO).
Como se menciono anteriormente, el almacenamiento seguro significa proteger los data de mas que miradas indiscretas. Las capas de almacenamiento redundantes significan que deberia poder mapear los centros de data que alojan no solo la copia principal de sus data, sino tambien el primer nivel de respaldo. Por lo tanto, si tiene 500 GB de data con el proveedor X, deberia poder alojar los archivos a los que sus empleados tienen mas acceso en los centros de data cercanos a su lugar de trabajo. r X tambien deberia permitirle sincronizarestos archivos con una copia ubicada en otro centro de data, aun operado por ese proveedor, por lo que si su instancia principal falla, otra copia de data puede estar disponible de inmediato.
El Proveedor X tambien deberia realizar copias de seguridad periodicas de los dos sitios y almacenar estos data en una ubicacion diferente. Finalmente, deberia poder integrarse con un proveedor de respaldo en la nube de terceros para que pueda realizar automaticamente otro respaldo por su cuenta y almacenarlo en servidores de un proveedor completamente diferente o incluso en su propio servidor en el sitio o red adjunta dispositivo de almacenamiento (NAS).
Puede parecer una exageracion, pero la belleza de un servicio en la nube administrado es que este tipo de arquitectura por niveles es relativamente facil de construir desde el punto de vista devista del cliente y bastante automatico una vez establecido. Siempre que lo pruebe de vez en cuando, puede estar seguro de que, pase lo que pase, sus data permaneceran seguros y accesibles.
El cifrado es otra caracteristica de seguridad fundamental. Todos nuestros proveedores probados han respaldado esto en diversos grados, pero si encuentra uno que no lo hace, simplemente siga buscando. El cifrado es imprescindible y lo necesita tanto cuando los data se mueven entre sus usuarios y la nube, como cuando llegan a esos servidores en la nube y dejan de moverse. Asi que tanto "en transito" como "en reposo". Probar estas capacidades significa comprender los esquemas de cifrado utilizados y su impacto en el rendimiento de la recuperacion de data.
Afortunadamente, los proveedores de almacenamiento en la nube estan trabajando arduamente para fortalecer la seguridad tanto para proteger sus bits como para competir.comienzo. Tanto es asi que la mayoria de los profesionales de TI confian en la seguridad de la nube tanto o mas de lo que esta disponible en las instalaciones (64% segun una encuesta de 2015 realizada por Cloud Security Alliance ) La logica es bastante sencilla. La mayoria de TI los profesionales simplemente no tienen el presupuesto para investigar, implementar y administrar las capacidades de seguridad avanzadas que los proveedores de servicios en la nube pueden brindar, porque es clave para su negocio principal.
Caracteristicas importantes de cumplimiento normativo
Ademas de la simple proteccion de los data del cliente, otro factor que ha mejorado enormemente la seguridad en la nube es la necesidad de cumplir con importantes estandares regulatorios, como Ley de portabilidad y responsabilidad de los seguros medicos (HIPAA) y ISO 27001 . Livedrive for Business es algo unico aqui, ya que se centra en los clientes europeos, por lo que se basa en Reglamento general de proteccion de data (GDPR), por eso sus servidores estan ubicados en la UE y el Reino Unido.
(Nota del editor: Livedrive for Business es propiedad de J2 Global, la empresa matriz del editor de PCMag, Ziff Davis).
En caso de que se lo pregunte, algunas de las principales caracteristicas que los compradores de TI desean en una solucion de almacenamiento en la nube de class empresarial sont ha sido estudiado por una empresa de investigacion de mercado Statista y se informa a continuacion.
Pero las funciones enumeradas en este grafico son principalmente para una parte de TI. Los requisitos reglamentarios generalmente los determina su personal legal, por eso no se muestran arriba. Sin embargo, no son menos importantes yvDebera tenerlos en cuenta en su planificacion. Los proveedores de almacenamiento en la nube suelen tener varias funciones integradas especificamente para abordar los problemas de cumplimiento.
Una de las mas comunes para muchas regulaciones e incluso para las politicas de seguridad mas estrictas es que cada archivo y carpeta tiene una pista de auditoria. Esto mostrara cuando se almaceno por primera vez en el sistema, como y cuando se modifico, quien accedio a el y que tipo de operaciones se realizaron, como copiar, eliminar o mover. Esto es esencial para las verticales mas reguladas o preocupadas por la seguridad. La perdida de archivos criticos debido a errores o errores a menudo puede costar cientos de miles o incluso millones de dolares en reparaciones o perdida de capital.
La retencion de archivos es otro requisito legal comun. Tienes que controlarla vida util de los data en el sistema, su accesibilidad y tiempo se pueden eliminar o archivar. Y su proveedor de almacenamiento deberia facilitar el uso de estas funciones. En industrias fuertemente reguladas, tener la informacion correcta a su alcance a menudo puede significar la diferencia entre cumplir o no con las regulaciones federales o especificas de la industria.
Todo esto significa que antes de comprar un servicio en la nube, debe sentarse con su personal de TI y su experto en cumplimiento para comprender exactamente donde se deben ubicar los data y las aplicaciones y que caracteristicas deben ser compatibles para poder aprobar las regulaciones de cumplimiento que son importantes para su negocio.
Un paso a la vez
Elegir un producto de almacenamiento en la nube para su organizacion puede parecer una tarea abrumadora si considerard todas las variables involucradas. Las diferentes empresas no solo tienen diferentes requisitos para el almacenamiento en la nube y el intercambio de archivos, sino que tambien exigen una seguridad solida para las copias de seguridad y el intercambio de archivos. Encontrar un equilibrio entre la usabilidad, la seguridad y la personalizacion debe depender en ultima instancia de las demandas de la empresa. Pero averiguar exactamente cuales son estos requisitos es una tarea seria que requerira un trabajo real; no es algo que quieras resolver con una decision instantanea.
Algunos de los proveedores que revisamos facilitan la migracion de sus data fuera de servicio, pero no todos son tan considerados. Une fois que vous vous êtes inscrit et que vous avez deplace vos donnees sur un service particulier, il n'est generalement pas trivial de les deplacer vers un autre, c'est donc une bonne idee de bien faire vos devoirs avant de vous comprometer de un proveedor.
La planificacion es la clave. Si puede, sientese con los lideres empresariales, los directores de TI e incluso un representante del proveedor de la nube. Llevara tiempo y esfuerzo, pero tomarse la molestia de mapear las caracteristicas necesarias para las necesidades actuales y futuras de su organizacion hara que encontrar la solucion adecuada sea mucho mas facil.
¿Tiene preguntas sobre como tener almacenamiento en la nube para su pequena empresa? J en el [correo electronico protegido] en LinkedIn y puede preguntar a proveedores, editores de PCMag y profesionales como tu.
